【情報漏洩のリスクを回避】メール誤送信を防ぐ方法とは?

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メール利用とそのリスク

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リスク対策の重要性

企業で最も利用されているコミュニケーションツールとしてあるのが、メールである。メールは、誰にでも手軽に利用できる反面、メール誤送信のリスクを含んだツールとなっている。メールでは、指定した宛先に素早く送ることができるのが大きな魅力である。しかし、手軽に遅れる分、間違った相手に送信する可能性も高い。特に、意図しない相手に秘密情報を含んだメールを誤送信してしまうと損害を被る可能性が有る。また、メールでは添付ファイルを送ることができるが、添付ファイルでは多くの情報を記載したものを送付できる。それらの添付ファイルに個人情報などが含まれた状態でメール誤送信してしまうと、取り返しのつかない状況となる。メールでは、送信してしまうと取り戻すことができない。その為、送信前に確実にチェックを行い、間違っていないことを確認した上で送ることが重要である。メール誤送信ツールでは、多くのツールで送信前にチェック画面を表示し、チェックさせた後に送信させるツールが多くなっている。送る人にとってはチェック操作が入るため、手間となるケースがあるが、リスク回避を行う上では重要となる。また、メール誤送信ツールによっては重要情報が含まれる内容では管理者に通知され、承認を受けた後でないと送信させないなどの機能を持ったものがある。個人情報など特に重要な情報を扱う企業では、これらのチェックがより厳しいものを導入することで大問題を回避できる。

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